Questa settimana per la raccolta che stiamo curando in collaborazione con il Master Promotori del Dono dell'Università dell'Insubria, Antonio Stinelli ci fa una panoramica di quelli che sono i processi necessari per un'efficiente gestione finanziaria dei progetti, in particolare ponendo l'attenzione su risorse, compliance e pianificazione.
La stragrande maggioranza degli enti del terzo settore si affida alla progettazione sociale per garantire la sostenibilità finanziaria di programmi e attività. Sono molte le ricerche e discussioni dedicate al project design, tuttavia, essere in grado di gestire i progetti finanziati è altrettanto fondamentale.
Negli ultimi anni, nel dibattito pubblico, ha preso piede il grande paradosso del programma Next Generation EU: le opportunità derivanti dalla pioggia di miliardi europei è a rischio di flop a causa della mancanza di figure competenti. Mentre è evidente che la carenza di progettisti/e mette a rischio l’attuazione del PNRR, è altrettanto chiaro che mancano figure professionali capaci di gestire i progetti finanziati.
Quindi, come si gestisce un progetto? È necessario creare processi efficienti e chiari dall’identificazione delle risorse necessarie e dei ruoli, agli strumenti di monitoraggio e alla chiusura del grant, prestando particolare attenzione a risorse, compliance e pianificazione.
Le risorse
Il primo passo consiste nel valutare ciò che serve per garantire il monitoraggio tecnico e finanziario, identificando le risorse necessarie e definendo i ruoli. Una volta definite le risorse (il team di progetto, la struttura, gli strumenti) vanno chiarite la governance e i ruoli delle funzioni organizzative, dalla leadership ai project manager, all’amministrazione e al controllo di gestione. Un modello organizzativo complesso appesantisce i processi, confonde i ruoli e porta a un uso inefficiente delle risorse.
La compliance
Prima di cominciare a spendere, è necessario capire come farlo. Dedichiamo del tempo (non troppo) per revisionare le linee guida del donatore e le policy organizzative, creando consapevolezza sugli obiettivi e sui rischi. Come contabilizzeremo le spese? Abbiamo una procurement policy adeguata? Come definiamo il costo orario del personale? Esiste un sistema di monitoraggio centralizzato per quantificare l’effort delle risorse umane? Prima di partire, abbiamo bisogno di un sistema strutturato e chiaro; dopodiché, le policies, una volta scritte, vanno rispettate e devono mirare alla semplificazione.
La pianificazione
Pianificare la gestione di un progetto è forse l’aspetto più complesso. Si tratta di un processo di revisione continuo e necessario per raggiungere gli obiettivi programmatici e garantire l’utilizzo ottimale delle risorse. Pianificare significa porre l’attenzione sul risk management, anticipando gli imprevisti e massimizzando i risultati. Nonostante la gestione inizi ufficialmente con la firma del contratto, è necessario prepararsi in anticipo. Una struttura organizzativa efficiente è dotata di un team di professionisti - project manager, grant manager, monitoring & evaluation experts - già attivo, con ruoli e responsabilità definiti e in grado, una volta celebrata la vincita, di attuare un piano d’azione semplice e condiviso.
Comprendere gli elementi essenziali della gestione del ciclo finanziario di un progetto aiuta le organizzazioni a migliorare l’efficienza interna, garantire il corretto utilizzo dei fondi assegnati, semplificare il lavoro amministrativo, promuovere relazioni più solide con i donatori e aumentare la capacità di accedere a opportunità di finanziamento. Scrivere una proposta vincente e ottenere il finanziamento è dunque solo il primo passo. La gestione finanziaria e tecnica sono aspetti altrettanto fondamentali per massimizzare i risultati e garantire la sostenibilità degli interventi e delle organizzazioni.
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